В первую очередь спикеры обсудили какими ресурсами должно обладать агентство для качественной работы. Здесь спикеры сошлись на том, что в первую очередь важен квалифицированный персонал – не только сами мерчандайзеры, но и бэк-офис: от поддержки до обучения. Мерчандайзинг – комплексная услуга, и структура важна. Технологические возможности предоставляемых платформ также крайне важны так как любые возможности, которые дают больше информации, сокращают затраты со стороны клиента.

«С точки зрения сегмента электроники понятие электроники очень-очень молодое, доверия в нем пока еще мало, и поэтому мы в первую очередь смотрим на то, насколько компетентна команда менеджмента» заметил Дмитрий Черватюк. Он заметил, что во время тендеров внимательно исследуется опыт как со стороны производителя, так и со стороны агентства, есть ли опыт внедерения систем SFA или LMS, и наконец, важно продемонстрировать во время тендера подтвержденные кейсы управления процессами схожей сложности.

«Тендер происходит как правило здесь и сейчас,» замечает Ренар Гаспарс. Он поделился одним из способов организации работы с поставщикаи: через организацию испытательного срока, согласованного между клиентом и агентством, в течение которого было бы понятно, насколько успешно агентство справляется с поставленными задачами.

«Для проведения качественного тендера необходимо определить критерии, по которым каждый из участников будет показывать свою экспертизу. В течение тендера может происходить изменение веса каждого из критериев, или добавляться новые критерии – это тоже надо отслеживать и проговаривать на первоначальном этапе.» - добавляет Алексей Милошевич. Отдельно он останавливается на критерии, который всегда будет весомым – это укомплектованность штата сотрудников.

Спикеры также затронули актуальную тему работы с самозанятыми, отметив существующую сложность демонстрации текущего штата сотрудников для клиентов. Однако, замечает Ренар Гаспарс, демонстрация легитимной возможности работы с самозанятыми ценится больше, чем предоставление численного списка самозанятых: «Когда мы начинаем ориентироваться на людей, приходит все в статистику учета людей и посещений, а не на качество выполнения работ. Между заказчиком и исполнителем возникает система недопонимания.»

Переходя к вопросу о правильном составлении технического задания тендера и оценки коммерческого предложения, спикеры отметили важность прозрачности. Слова о том что приоритет не в экономии, а в получении качественного результата, звучали во время дискуссии несколько раз. Качество, ожидаемое от агентства, должно транслироваться в выставленные KPI. Это может быть как внутренняя оценка, так и внешние независимые аудиты и мониторинги.

То, что тендеры невозможно проводить только по цене, отметил и Дмитрий Черватюк, отмечая, что на тендере клиенты стараются понять искренни ли с ними агентства или нет. Для этого могут использоваться такие неценовые критерии как работа внутренней системы отчетности, нагрузка на управляющий персонал и предыдущий опыт внедрения.

«Агентство для нас как партнер, и мы берем и выбираем этого партнера веря в то, что он нам будет бизнес развивать. Поэтому нам от него важна инициативность, экспертиза. Мы на тендере просим агентства показать, что еще они могут нам предложить кроме того, что указано в брифе,» замечает Дмитрий.

После обсуждения ресурсов, спикеры перешли к спецификам закупок в сфере полевого персонала. Здесь инициативу взял Алексей Милошевич, сразу отметив, что в процессе общения агентства и заказчика происходит как оценка предложений, так и оценка подачи. Однако в сегменте совмещенного мерчандайзинга оценивается во многом качество работы сотрудников – и тут отдельно можно обратить внимание на так называемое «сарафанное радио»: что говорят в полях об этой компании. В первую очередь рассматривается что сами сотрудники говорят о качестве работы. Более того – всегда можно съездить в торговую точку и посмотреть, как сотрудники агентства работают на стороннем контракте.

Ренар Гаспарс соглашается, что в первую очередь при выборе и оценке нужно четко понимать, где проходит граница между показанной на тендере экспертизой и тем, что на самом деле происходит в полях. Спикеры отметили, что для адекватной оценки стоит проверить 10-15 торговых точек, лучше всего – сделать выборку по интересующим именно вас контрактам. Посмотреть, как мерчандайзеры работают в полях, оценить с какими проблемами агентство будет сталкиваться и какие выходы из них будет предлагать – важный критерий для понимания возможности будущего партнерства. Ренар также отметил важность понимания работы всей структуры: от мерчандайзера до директора по взаимодействия с бизнесом.

Далее слово перешло к Анне Минягиной, которая подняла вопросы юридической легитимности компаний. Она отметила актуальные тенденции в юридической сфере, которые влияют на поставщиков и производителей. В первую очередь это темы сокращающегося рынка труда и темы наполнения бюджета. При том, что в плане рынка труда для компаний сейчас идет тренд на послабления – например, в виде разрешения работы самозанятых, в плане сбора налогов компаниям нужно быть особенно внимательными – иначе вся прибыль, которую компания рассчитывает получить, выбрав наиболее выгодное для себя коммерческое предложение, уйдет на налоговые издержки.

«Налоговиков в первую очередь интересует, действительно ли услуга была оказана. Нужно доказать, что у вендора есть рабочая сила, с помощью которого эта услуга оказывается, и именно эти люди оказывают именно эти услуги в именно этих точках.» отмечает Анна. Доказать это можно с помощью системы онлайн отчетности – и клиенту должен быть предоставлен доступ к программному обеспечению, или регулярное предоставление выгрузки из этой системы.

Второе положение, которое поможет сократить возмодные штрафы со стороны налоговой – четко прописанные KPI. Без четко прописанных критериев нет прописанного обоснования затрат, из-за чего эти затраты могут быть не учтены в налоговой базой – а это грозит штрафами. Также важно оценивать структуру агентской комиссии – чтобы понимать затраты на персонал, не только в поле, но и в бэк-офисе: «поля без акаунтинга не выживут, им нужны процессы, им нужно управление и эти затраты не могут быть ниже рынка.» Именно эти положения прописанные уже в тендере могут стать признаком легитимности агентства для клиента и обезопасить клиента от возможных издержек.

В случае с НДС, однако, законных методов оптимизации расходов нет – и Анна отдельно предлагает проверять, что поставщик не использует незаконные методы: нужно взять деклорацию и сравнить с тем что было уплачено по факту – а по факту 60% выручки в среднем уходит на покрытие ФОТ и налогов. Делать эти проверки важно – ведь даже если виновато агентство, а не компания, ответственность может лечь на компанию.

«Надо понимать, что оформление отношений с персоналом — это следующее звено после договора с клиентом. То, что мы прописали в контракте должно влиять на работу человека. […] Если к нам приходит требование о встречном предоставлении документов, то нам нужно предоставить доказательство6 что услуга была оказана: список людей, распределение адресной программы с группировкой по людям, выгрузка из SFA - причем не за день или два6 а за несколько месяцев.»

Самозанятые при налоговых проверках продолжают считаться поставщиками – и к ним может также прийти требование доказать, на кого они работают.

Отвечая на вопрос, на чем именно следует сосредоточиться производителям при выборе добросовестного поставщика, Анна предлагает смотреть развитие компании в последние 3 года: численность и финансовые показатели и финансовая устойчивость. Например, через налоговые программы можно посмотреть6 были ли у компании блокировки счетов в последние три года, и если да, то по какому основанию.

Также необходимо включать в договор налоговые оговорки в последствии позволят взыскивать налоги с поставщика, а не в компании: «Есть определенные нюансы в налоговом и гражданском законодательстве, и есть практика того, что то, что не отражено в договоре, не дает потом возможности взыскания убытков.»